L’agent immobilier a pour objectif principal de réaliser des transactions immobilières, quelles qu’en soient le type (vente immobilière, location, commercialisation de biens immobiliers neufs ou en vefa…) et pour cela il doit obtenir des mandats immobiliers lui confiant légalement le projet immobilier.
Le mandat est le contrat qui unit le mandant, celui qui donne pouvoir à une autre personne désignée comme le mandataire, afin d’agir en son nom pour réaliser l’acte de vente notamment lié à un logement.
Ce contrat immobilier fondamental dépeint les obligations et les droits de chaque partie, propriétaire vendeur et agent immobilier, spécifiant notamment les missions du mandataire et toutes les informations afférentes au bien et aux parties en présence. Les deux parties disposent ensuite d’un exemplaire et celui du professionnel immobilier doit être répertorié et enregistré dans son registre des mandats électronique (ou papier si il conserve ce type de document sous format papier).
Registre des mandats électronique : que doit-il contenir ?
Selon l’article 6 de la loi Hoguet, le registre des mandats immobiliers est obligatoire. Ce registre répertorie par ordre chronologique l’ensemble des mandats signés par l’agence immobilière, précisant toutes les informations légales, les coordonnées du mandat, les informations afférentes au bien immobilier etc.
Si l’agent immobilier ne respecte pas la tenue rigoureuse des mandats qu’il signe avec ses mandants, le contrat peut être considéré comme caduque. Outre cette caducité, l’agent immobilier est passible de lourdes sanctions et amendes. Toute vente immobilière ou transaction immobilière doit être liée à un mandat confié à l’agent immobilier afin qu’il dispose de toutes les prérogatives lui permettant d’exercer son métier d’agent. Et tout mandat immobilier doit être répertorié et conservé au sein d’un registre des mandats, électronique ou non. Le délai de conservation du registre des mandats électronique comme papier est de 10 ans.
Un arrêté du gouvernement a par ailleurs déterminé un modèle des registres de mandats immobilier afin que celui-ci soit le même pour tout le monde. Il est à l’avance côté sans discontinuité et relié.
Pour que le registre des mandats électronique soit valide, il ne doit contenir aucune rature, ni rajout ou encore aucun blanc (idem pour le registre des mandats papier régi par les mêmes obligations). Il doit comporter obligatoirement un numéro, le jour de la signature du document et ce sur les deux documents sous peine d’être invalidé.
Avec l’avènement du digital, il est devenu possible, voire incontournable, de tenir un registre des mandats au format électronique, et cela est régi par la loi Hoguet et tous les décrets d’application édités en suivant. Une tenue facilitée pour les agents, qui leur permettent de négocier aussi plus facilement avec les vendeurs immobiliers car la prise de mandat en est simplifiée.
Registre des mandats électronique : les avantages du registre immobilier
Suite au décret 2005-1315 du 21 octobre 2005 (modifiant le décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 fixant les conditions d’application de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970) réglementant les conditions d’exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce, le registre des mandats immobiliers peut désormais être géré sous format électronique.
Les règles sont assez similaires à celles qui régissent le registre des mandats immobiliers sous format papier car l’ensemble des informations doivent être conservées pendant 10 ans. Cette nouvelle manière de répertorier juridiquement ses mandats immobiliers de manière électronique est de plus en plus répandue dans le domaine de l’immobilier car elle apporte de très nombreux avantages :
- Un gain de productivité et de temps indéniable,
- La réduction des erreurs (ratures, blancs, rajouts…),
- La traçabilité digitale : le professionnel immobilier peut suivre, consulter et valider ses mandats à n’importe quel moment,
- La gestion via une application logicielle dédiée permettant de rentrer un mandat immobilier même sans être physiquement à l’agence.
Registre des mandats électronique et signature électronique
Un mandat immobilier, qu’il soit papier ou électronique n’est valable et légal que s’il comporte une signature. On se réfère toujours à la loi immobilière fondamentale, la loi Hoguet, qui régit lesdites obligations légales à ce sujet. La signature électronique nécessite un procédé fiable d’identification et d’authentification, garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache.
Le signataire doit s’assurer de garder le contrôle de sa signature électronique. Pour cela, il faut que le mode de conservation du registre des mandats soit inviolable, afin que l’intégralité des documents qu’il contient soit gardée en lieu sûr, sans aucun risque de corruption. Une fois que toutes les conditions sont remplies, la loi pose une présomption de fiabilité de la signature électronique. Cela signifie que si un membre des parties souhaite la contester, elle devra démontrer l’absence de fiabilité ou que la signature n’est pas apposée par son auteur. De plus, les mandats signés doivent rester accessibles à tout moment pour toutes les parties concernées par le dit mandat.
