De nombreux professionnels immobiliers, qu’il s’agisse d’agences immobilières, d’agences de locations saisonnières, de bailleurs sociaux, d’agences foncières, promoteurs immobiliers, administrateurs de biens, gestionnaires de résidences , diagnosticiens , notaires voire encore huissiers ont besoin d’établir des états des lieux d’un logement.
Choisir un bon logiciel d’état des lieux (parfois identifié par son sigle edl) permet ainsi de mener cette mission de manière professionnelle et optimisée.
A quoi sert exactement un logiciel d’état des lieux ? Vient-il en complément d’un logiciel immobilier ? Comment choisir un bon logiciel d’état des lieux ?Quels sont les éditeurs de ces logiciels immobiliers spécialisées dans les éditions d’états des lieux ?
L’état des lieux est un document obligatoire, à joindre au bail de location immobilière lors de la remise des clés, qui vise à protéger aussi bien le locataire que le propriétaire. C’est une étape importante qui doit être réalisée avec soin à l’entrée et à la sortie du logement pour éviter tout litige. L’état des lieux peut être réalisé sur papier libre ou via un formulaire électronique. Il doit être rédigé avec une très grande minutie et être remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties.
Pour le propriétaire, l’état des lieux est la meilleure preuve d’éventuelles dégradations ultérieures et pour le locataire, il est le meilleur moyen d’attester de sa bonne foi.
L’établissement d’un état des lieux est obligatoire selon l’article 3-2 de la loi parue le 6 juillet 1989 qui vise à améliorer les rapports locatifs.
Logiciel d’état des lieux : les mentions requises pour établir un état des lieux professionnel
Il est important de réaliser un état des lieux très rigoureux. Il permet de comparer le logement à l’entrée et à la sortie du locataire, de déterminer les éventuels défauts existants, la présence des équipements dans le contrat de location (noter leur état), et de les répartir justement entre les deux protagonistes. Le document doit être rempli en deux exemplaires et signé par les deux parties. Chacun en conserve un.
Depuis le décret du 30 mars 2016, l’état des lieux doit contenir un certain nombre de mentions obligatoire prévues par la loi. Grâce au logiciel d‘état des lieux, les différentes mentions obligatoires et annexes sont intégrées et à valider avant une quelconque remise du document d’état des lieux
Sont intégrées et à renseigner, à l’entrée et à la sortie du logement, les informations suivantes :
- – Le type d’état des lieux (entrée ou de sortie) ;
- – La date de rédaction ;
- – L’adresse du logement ;
- – Le nom des parties et l’adresse du bailleur ;
- – Le nom et l’adresse des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux (lorsqu’un représentant est choisi) ;
- – Les relevés des index des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie (électricité, gaz) ;
- – Le détail et la destination des clés y compris badge et télécommande ;
- – La description précise de l’état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments pour chaque pièce et partie du logement. Il peut être complété d’observations ou de photos ;
- – La signature des parties ou des personnes mandatées ;
À la sortie du logement, il faut ajouter :
- – L’adresse du nouveau domicile ou du lieu d’hébergement du locataire ;
- – La date de résiliation de l’état des lieux d’entrée ;
- – Les évolutions de l’état de chaque pièce et partie du logement constatées depuis l’entrée dans les locaux ;
Concernant l’état des lieux de sortie, il est important de récupérer le dépôt de garantie qui représente 1 voire 2 mois de loyer. Il faut donc ne pas négliger le ménage et les réparations si nécessaire à votre sortie. Le propriétaire dispose à son tour de 1 à 2 mois pour restituer le dépôt de garantie après l’état des lieux de sortie.
Logiciel d’état des lieux : apporter des modifications à l’état des lieux d’entrée
Selon la loi ALUR concernant l’état des lieux, le locataire peut demander au propriétaire/bailleur de le modifier sous 10 jours à compter de la signature des deux parties. Il se peut que le locataire relève un défaut important suite à son aménagement et se doit de le signaler par lettre recommandée avec accusé de réception. Avec le logiciel d’état des lieux, vous pouvez tenir à jour a posteriori l’état des lieux conforme, même modifié , et ce dans la limite des 10 jours qui suivent.
A noter qu’un locataire peut également faire modifier l’état des lieux durant la période de chauffe si le locataire découvre des défauts dans le système. En cas de refus du bailleur, le locataire est en droit de saisir la commission départementale de conciliation (CDC) dont dépend le logement.
Les différents critères pour bien choisir un logiciel d’état des lieux
Il existe depuis plusieurs années, de nombreuses applications d’états des lieux dématérialisées, autrement dit des logiciels d’état des lieux, comprenant les fonctionnalités digitales requises pour gérer ce type de documents et missions.
Il est important de faire la différence entre chacune des solutions selon ses spécificités, mais aussi selon la cible car certaines d’entre eux s’adressent plus à un public qu’a un autre.
Certains logiciels d’état des lieux sont également plutôt ciblés bailleurs et gestionnaires de copropriétés qui réalisent un grand nombre d’états des lieux, tandis que d’autres logiciels Edl sont surtout dédiés aux plus petites structures immobilières avec des besoins plus restreints.
Pour autant, vous retrouverez de nombreuses fonctionnalités communes entre elles.
Pour vous aider, voici les fonctionnalités généralement inclues de base que proposent ces solutions :
• Réalisation de l’état des lieux (sur tablette) ;
- – Envoi de l’état des lieux en version électronique au locataire ;
- – Signature électronique des documents ;
- – Ajout de photographies ;
- – Sauvegarde dans le Cloud ;
- – Archivage de tous les états des lieux afin de les retrouver plus facilement et rapidement ;
Vous trouverez ci-après quelques solutions qui proposent un logiciel d’état des lieux
HOMEPAD
HOMEPAD est un outil polyvalent à destination des gestionnaires. Cette solution de logiciel d’état des lieux permet de digitaliser l’ensemble du parcours client, mais aussi de dématérialiser tous types de documents et de les signer numériquement (états des lieux, inventaires mobilier, comparatifs, retenues locatives, signalement des défauts, etc…)
Ce logiciel état des lieux s’adresse à la fois aux particuliers et aux professionnels immobiliers ce qui se retranscrit dans ses offres tarifaires.
- – La version destinée aux professionnels est comprise entre 15€ et 45€ /mois.
- – La version destinée aux particuliers propose des états des lieux à l’unité dès 14,99€. On retrouve un système de crédit, où 1 crédit = 1 état des lieux.
IMMOPAD
IMMOPAD est un outil logiciel à destination des professionnels de l’immobilier sur terrain, consultable sur tablette et smartphone. Ce logiciel d’état des lieux permet de créer, éditer et partager vos états des lieux. Chaque type de bien à son modèle (Studio, maison…). Il est possible de tester cette solution sans engagement en téléchargeant l’application, compatible avec de nombreux logiciels métiers comme Gercop ou encore Crypto.
Concernant les tarifs, on retrouve 2 offres :
- – Les offres d’abonnements, qui débutent à 19€/mois
- – Les packs prépayés, qui débutent à 3,79€/document
EDLPRO
EDLPRO est une solution destinée aux professionnels de l’immobilier qui doivent réaliser un nombre plus important d’états des lieux, comme pour les gestionnaires de patrimoine, les bailleurs sociaux ou encore pour les locations de courte durée.
Cet outil propose une solution de visite virtuelle édité par la société ce qui leur permet une valeur ajoutée a proposé aux clients et prospects.
Concernant les tarifs, on retrouve 3 offres, adaptables à toutes les situations des clients :
- – Offre Découverte à 39€ par mois, avec un supplément de 5€ par état des lieux, qui donne l’accès à 60 états des lieux par an (sur une moyenne de 5 par mois)
- – Offre Sérénité à 79€ par mois, qui donne l’accès à 600 états des lieux par an (sur une moyenne de 50 par mois)
- – Offre sur-mesure « Pack état des lieux professionnel », qui répond aux besoins importants pour les professionnels, avec l’intégration de la Plateforme extranet CloudEDL
