En quoi la signature électronique pour une agence immobilière est elle un formidable levier pour lui générer des mandats?
Avec la persistance de la pandémie mondiale liée à la COVID-19, les professionnels de l’immobilier ont dû s’adapter plus rapidement aux nouvelles technologies digitales de travail ou en tout cas renforcer leurs outils digitaux immobiliers afin de continuer à travailler et à gérer les projets immobiliers de leurs prospects et clients.
Parmi ces technologies digitales devenues indispensable, les signatures électroniques des deux parties sont devenues incontournables, entre confinement, re-confinements ou restrictions de déplacement notamment. La signature électronique au sein d’une agence immobilière est donc plus que jamais indispensable, essentielle et au cœur de la poursuite des activités des agents immobiliers dont l’activité est rendue difficile avec le re-confinement.
On vous avait déjà parlé lors du 1er confinement de cet outil de signature électronique intégré dans le logiciel immobilier Consortium Immobilier.
La signature électronique est devenue en peu de temps un acte simple et courant, permettant de signer à distance, et de manière authentifiée, tout type de documents juridiques, commerciaux ou administratifs. Par contre il convient de maîtriser les bases de cet outil afin de l’utiliser au mieux comme levier pour son entreprise immobilière.
Quelles sont les étapes pour mettre en place la signature électronique? Quelles solutions s’offrent aux agents immobiliers? A t’elle le même valeur juridique? Comment signer un mandat électronique? Une vente à distance peut elle se faire par signature électronique?
La signature électronique : en quoi ça consiste ?
Légalisée en mars 2000 en France et dans toute l’Europe, la signature électronique a connu une très forte montée en puissance ces dernières années, non sans raisons.
C’est un procédé technologique qui s’appuie sur la signature à distance d’un contrat sans avoir à se déplacer ou à envoyer ledit contrat par courrier. Grâce à elle vous évitez de nombreux déplacements et vous gagnez en efficacité et en temps. Ce procédé de signature électronique identifie le/les signataire(s) du document et vous garantit que ce même document n’a pas été modifié après la signature. Cela fait en outre gagner du temps de travail sur l’archivage de vos documents puisque tous les contrats signés sont enregistrés directement sur votre logiciel et en toute sécurité, ainsi que dans un « coffre-fort » virtuel.
Il existe trois niveaux de signature électronique selon la réglementation européenne :
– La signature électronique simple ou basique
Procédure actuellement la plus utilisée, elle est plus adaptée et favorise un usage rapide et fluide. La signature électronique dite simple correspond au premier stade de sécurité et de reconnaissance légale de la signature d’un document.
– La signature électronique avancée
Plus sécurisée, elle est fortement conseillée dans le cadre de transactions financières conséquentes ou de signature de documents pouvant présenter des enjeux juridiques importants.
– La signature électronique qualifiée
Elle fait partie du stade le plus poussé en terme de sécurité. Cependant elle se révèle assez contraignante car elle exige une rencontre physique avec un représentant de l’autorité de certification, afin d’identifier le signataire puis la remise d’un « token » qui permettra de réaliser la signature électronique.
Pourquoi présente t’elle autant d’avantages pour les agents immobiliers ?
Les agents immobiliers signent au quotidien et/ou régulièrement de nombreux documents importants avec leurs prospects , acheteurs et vendeurs ainsi que notaires: mandats de recherche, mandats de vente, mandats de location, bail de location, compromis de vente, acte de vente … A cet égard, la signature électronique est devenue un processus extrêmement précieux doté de nombreux avantages pour tout professionnel de l’immobilier.
Tout d’abord, c’est une application qui offre un réel gain de temps : avant cela, il fallait imprimer les documents, apposer sa signature, poster le courrier, etc. Désormais vous évitez de nombreux déplacements inutiles et vous n’attendez plus des jours pour avoir le retour de votre destinataire.
Elle permet également une dématérialisation des archives c’est à dire que vous n’aurez plus un stock de documents parfois imprimés en 3 exemplaires sur votre bureau. La signature électronique participe à l’archivage numérique.
Pour terminer, vous participez à la réduction de papier qui s’inscrit dans l’engagement des entreprises envers l’environnement. Fini le gaspillage de papiers, de cartouches d’encre, etc.
Et pour vos clients particuliers ? Sans parler de l’empreinte carbone lors de votre argumentaire, la signature électronique permet au client un gain de temps que ce soit au niveau de la paraphe qui est devenue inutile, mais également sur le fait qu’il n’a plus besoin de se déplacer et qu’il peut signer plus rapidement les documents sans contrainte horaire que ce soit.
En période de re-confinement, même si les restrictions concernant les agences immobilières sont moins fortes que lors du 1er confinement , il n’en demeure pas moins que les rencontres physiques avec vos prospects et clients ne sont pas autorisées, sauf pour la visite par vous uniquement du bien immobilier mis à la vente ou location.
A part le délai de purge SRU que vous devez toujours envoyer en recommandé avec accusé de réception (ou AR24 de manière électronique), tous les documents peuvent être signés avec vos porteurs de projet immobilier par la signature électronique intégrée dans votre logiciel de transaction: de la signature du mandat de vente simple comme mandant de vente exclusif à l’acte de vente chez le notaire, le process de l’acte d’achat d’un bien immobilier peut être suivi en signature à distance.
Disposer de cet outil et vous en servir démontre votre professionnalisme, votre réactivité ainsi que votre qualité de service.
Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?
Selon l’article 25 du règlement eIDAS (Electronic Identifcation and Trust Services), la signature électronique est désormais qualifiée comme force probante autant qu’un acte manuscrit.
La signature électronique est-elle obligatoire ?
Lorsque vous signez un contrat, il faut que les deux parties s’entendent sur le contenu et sur la forme. La réglementation eIDAS comme mentionnée précédemment, est une innovation juridique qui a pour but de proclamer la factorisation du développement des usages numériques en Europe et donc en France. L’objectif est de permettre aux entreprises, institutions publiques et aux citoyens des transactions électroniques pratiques et sécurisées au-delà de nos frontières.
Cependant, eIDAS n’a mis en place aucune législation contraignante imposant cette signature électronique. Chaque partie s’engage donc dans un accord libre, sous réserve de respecter le droit national en la matière. Elle ne porte à aucun moment atteinte à la liberté contractuelle comme l’indique l’article 1102 du Code Civil : chacun est libre de contracter ou de ne pas contracter, de choisir son co-contractant et de déterminer le contenu et la forme du contrat dans les limites fixées par la loi.
A t-on le droit de refuser une signature électronique ?
Vos clients sont en droit de refuser de signer électroniquement un document. C’est à vous de les convaincre des avantages de celle-ci, notamment en leur expliquant que les deux procédés, signature manuscrite et signature électronique ont la même valeur légale (article 1366 du Code Civil).
Par ailleurs, eIDAS met tout œuvre pour faciliter son utilisation en France comme en Europe, en clarifiant le cadre légal de cette nouvelle technologie.
