Vous êtes un professionnel de l’immobilier et vous vous posez certainement la question concernant l’importance et l’utilisation d’un logiciel de syndic de copropriété ?
Ce type de logiciel immobilier est apparu dans les années 90 afin de répondre à un besoin important : assurer toutes les tâches comptables liées à la gestion d’un syndic de copropriété. Au fur et à mesure des années, ils ont évolué par ajout successif de modules.
C’est en 2005, avec la loi SRU, que nous voyons de la nouveauté avec le nouveau plan comptable des copropriétés ou encore avec le carnet d’entretien.
A cette époque, les logiciels immobiliers répondaient aux besoins essentiels, de type CRM, d’une agence immobilière ou d’un mandataire immobilier. Ce concernait principalement des logiciels de transaction ou logiciels de gestion locative mais n’étaient pas encore dédiés à la gestion de syndic de copropriété.
Avec les avancées rapides du digital immobilier, et le développement d’applications métier en full web , conjugués à l’obligation pour les syndics d’augmenter leur volume de biens, à équipe constante ils manquaient de nombreux modules comme l’interface utilisateur, la base de données, les technologies, etc… pour gagner du temps et surtout à moindre coût.
Comme nous le savons, la plus grande partie de l’activité d’un syndic de copropriété est principalement la relation avec ses clients ainsi que la gestion des tâches quotidiennes. Le logiciel de syndic permet de répondre à de nombreuses missions de gestion telles que la gestion dans le suivi des travaux, gestion des contrats, des assemblées, suivi des recommandés, des contentieux, gestion de la saisie des factures par reconnaissance OCR, des sinistres, des alertes, etc.
Pour résumer, il est important pour les syndics de s’équiper d’un logiciel de gestion performant, car il sera un gain de temps fort important. Cette professionnalisation de ses missions de gestion de syndic véhiculera une meilleure image, lui permettra aussi d’être référencé sur le web et de se faire connaître auprès de prospects.
La Loi Elan pour la gestion de syndic de copropriété
Le 23 novembre 2018, la loi Elan fut promulguée, dans un calendrier conforme à celui attendu par l’exécutif. Le ministère de la Cohésion des territoires avait annoncé dans un communiqué que « plus d’une cinquantaine de décrets d’application sera publiée dans les prochains mois ».
Ce fut le cas, car nous avons pu voir la parution de quelques décrets durant les mois de mai et de juin 2019 pour indiquer d’une part la liste minimale des documents devant figurer sur l’extranet du copropriétaire, en application de l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi Elan.
Cette loi change le quotidien pour les syndics à travers la dématérialisation, les assemblées générales par Visioconférence notamment depuis le 1er juillet 2020.
Depuis cette date, les logiciels doivent être mis à jour et l’ensemble des documents doit y être scanné. On y retrouve aussi, les modalités de participation aux assemblées générales par visioconférences, les feuilles de présence et les procès-verbaux (PV) qui peuvent être établis sous forme électronique, l’accès à l’extranet sécurisé qui doit être mis à disposition par le syndic professionnel ou encore l’envoi d’avis d’appels de fonds par courrier électronique.
La Gestion juridique, comptabilité, facturation pour le syndic
Un logiciel de gestion pour un syndic permet d’unifier toutes les activités du métier immobilier, et notamment de gestion des copropriétaires, clients et services.
Concernant la gestion juridique (mandat, mutation, contentieux…), le logiciel de gestion de syndic permet la mise en œuvre d’apport de fonds qui sont indispensables pour un syndic.
Concernant la gestion de l’ensemble de la comptabilité d’une copropriété ou immeuble, le logiciel de syndic permet une vision sur les budgets prévisionnels, les travaux, les avances, les emprunts… Mais il permet aussi une répartition et une meilleure régularisation des charges à travers des relevés des dépenses et des tableaux comparatifs.
Le logiciel immobilier dédié au syndic permet aussi une meilleure gestion sur les copropriétés et les fournisseurs, sur les impayés, les charges locatives récupérables et sur la TVA déductible notamment… Des tâches quotidiennes parfois fastidieuses mais qu’il convient de ne surtout pas négliger.
Les principales Fonctionnalités d’un logiciel de syndic immobilier
Comme nous avons pu le voir précédemment, les outils digitaux se transforment, se dématérialisent et deviennent nomades « 100% web », pour répondre à une demande des professionnels immobiliers de plus en plus forte et incontournable.
Il est donc important de bien choisir son logiciel de syndic selon les fonctionnalités afin d’être compétitif sur le marché de l’immobilier.
La solution logicielle doit répondre à de nombreuses fonctionnalités telles que :
- – Une gestion des liens syndic-gérance : les fond sont automatiquement prélevés sur le compte du copropriétaire en gestion,
- – Une saisie optimisée et contrôlée des factures : numéro de contrats, numéro de commandes, pré saisie…
- – Un module de facturation d’honoraires et de frais de gestion,
- – Un module de relance qui permet de traiter le sur-mesure et les cas particuliers : échéance accordée au propriétaire, échelonnement de la dette, calcul des intérêts de retards…
- – Une chaîne technique intégrée qui permet le suivi des contrats, des devis, des commandes. Un circuit d’approbation jusqu’au paiement de la facture,
- – Une mutation totale automatisée avec un suivi et des alertes événementielles (envoi d’état daté, limite d’opposition, etc…), facturation, comptabilisation,
- – Une analyse pré-régularisation de la copropriété et détection des anomalies,
- – Un écran unique de création copropriété, de la saisie de l’immeuble à la reprise de solde,
- – Une messagerie intégrée avec l’envoi automatisé de courriers aux copropriétaires, une mise en ligne des documents réglementaire de la copropriété, et des factures, devis, etc…
Votre logiciel de syndic vous permettra donc de suivre plus facilement et rapidement la situation de chacun de vos copropriétaires mais aussi sur toute la partie comptabilité, budgets et trésorerie prévisionnelles. Vous retrouvez de nombreux logiciels sur le marché à des prix toujours plus compétitifs les uns que les autres !
Contactez-nous si vous avez besoin d’un listing de logiciels de syndic performants et compétitifs.
