Le RGPD (règlement général sur la protection des données personnelles) entré en vigueur officiellement le 25 Mai 2018, a apporté de nombreux changements, notamment par rapport à la Loi informatique et Libertés.
Il est donc nécessaire pour les professionnels de l’immobilier, en particulier les agences immobilières, de s’y conformer afin de respecter la nouvelle règlementation en vigueur. Plus qu’une stratégie de marketing immobilier, c’est une obligation !
En effet, les professionnels de l’immobilier sont au cœur du dispositif règlementaire, principalement car ils ont pour tâche de gérer un certain nombre de données.
Rassurez-vous, il n’est pas obligatoire d’être totalement prêt le 25 mai, jour de mise en application de ce règlement, mais il est indispensable d’avoir entrepris un plan d’action afin d’être en conformité le plus rapidement possible.
Avant de parler des étapes à suivre par les professionnels de l’immobilier pour s’adapter à ces changements, il est important de savoir quels sont ces fameux changements afin de mieux comprendre en quoi les agences immobilières sont concernées.
RGPD : Qu’est-ce que c’est ?
Le RGPD vient modifier le rapport entre les internautes et tous les services qui pourraient exploiter leurs données personnelles. Ces dernières étant toutes les informations personnelles relatives à un internaute qui permettent de l’identifier (nom, prénom, coordonnées, adresse e-mail…).
Au travers de plusieurs dispositions, ce règlement renforce donc leur protection.
Agents immobiliers, il faut un consentement éclairé de vos clients et prospects
En premier lieu, il valide un âge de majorité numérique, ce qui signifie que les parents seront beaucoup plus impliqués dans la surveillance des activités numériques de leurs enfants.
Le RGPD vise une meilleure compréhension par les internautes des conditions d’utilisation des données qu’ils communiquent et donc implique désormais un consentement plus clair et explicite.
Dans ce cadre, la nouvelle règlementation facilite en premier lieu l’accès des internautes à l’intégralité de leurs données personnelles. Ensuite, toujours dans cette optique de plus grande protection des données personnelles des internautes, le RGPD instaure un droit à l’oubli plus facile d’accès et solide, c’est-à-dire la possibilité pour l’internaute de demander très facilement la suppression de ses données personnelles.
Enfin, la loi consacre la possibilité pour ces derniers de se regrouper pour former une action collective en réparation des préjudices qu’ils pourraient subir, préjudices en relation avec la protection de leurs données personnelles.
Parce que les agences immobilières ont à gérer les données personnelles de tous leurs clients et futurs clients, elles sont visées de facto.
Quelles sont les étapes pour se conformer au RGPD quand est un pro de l’immobilier ?
Afin de se conformer à ce nouveau règlement, les professionnels de l’immobilier doivent mettre en place des outils et process nouveaux.
Un délégué à la protection des données (DPO ou DPD)
Premièrement, les agences immobilières devront recruter ou nommer un délégué à la protection des données en interne dans l’entreprise. Ce dernier aura le rôle de garant du respect du règlement général sur la protection des données personnelles, raison pour laquelle il est conseillé de le nommer même si cela n’est pas obligatoire.
Face à l’autorité de contrôle, cela permettra de montrer la volonté de mise en conformité entreprise au sein de l’agence. En effet, ce délégué exercera plusieurs missions étendues qui viseront à guider la gouvernance des données personnelles. Par exemple, ce dernier jouera un rôle d’informateur, de conseil mais pourra également contrôler le fonctionnement interne de l’agence.
Attention, bien que l’agence elle-même doive impérativement se conformer au règlement, elle devra lister ses partenaires afin de vérifier qu’eux aussi aient entamé leur propre mise en conformité.
Un consentement clairement recueilli consigné dans un registre
Deuxièmement, les agences immobilières auront pour obligation de recueillir de façon expresse et tacite le consentement des personnes physiques avec qui elles seront rentrées en relation, que ce soit des clients ou non, avant de collecter leurs données personnelles.
Pour ce faire, il faudra qu’elles cartographient l’intégralité des données dans un registre.
Dans ce dernier, on devra y trouver principalement le nom des personnes ayant accès aux données, leur durée de conservation ou encore leur lieu de stockage. Ce registre devra souvent être mis à jour afin de remplir au mieux sa mission de protection des données personnelles.
Un affichage clair et explicite du traitement des données et
Il est indispensable pour les agences de rajouter un paragraphe dans leurs conditions générales et documents juridiques. Le but de cette étape est véritablement d’y intégrer un article qui sera destiné en intégralité à l’usage des données personnelles.
Ensuite depuis le 25 mai, toutes les agences immobilières doivent avoir révisé leurs mentions légales, la politique de gestion des cookies et les conditions générales leur appartenant. Cela est simple à comprendre même si s’agissant des cookies, cela peut être plus délicat à saisir.
SUR MON SITE INTERNET, CONCRETEMENT QU’EST-CE QUE JE DOIS FAIRE ?
Afin de se conformer au RGPD les professionnels de l’immobilier doivent mettre en place des outils et process nouveaux. Et notamment sur leur site internet ! Oui mais lesquels ?!?
Je rajoute une case à cocher et un texte descriptif sur mes formulaires de récolte de données
Pour chacun des formulaires présents sur votre site pour lesquels vous récoltez des données (nom/ prénom, tel/adresse etc…) vous devez recueillir le consentement des internautes de manière EXPLICITE.
A cet égard, rajoutez ainsi au bas de chaque formulaire une case à cocher avec une phrase du type :
○ J’accepte les conditions d’utilisation de mes données
Vous devez expliciter cet accord avec une mention du type :
Ensuite, l’envoi du formulaire doit être conditionné à l’acceptation par le client de ces conditions.
Dès qu’il a validé « j’accepte » vous devez conserver (ou faire conserver) cette acceptation dans une base de données avec la date de son consentement.
En effet, vous devrez tous les 3 ans lui redemander son accord pour continuer à exploiter ses données.
Je conserve les données récoltées de manière claire et sécurisée
Conservez donc (ou faites conserver par la société ayant développé ou hébergeant votre site internet) au sein d’une base de données sécurisée ces données avec la date du consentement.
Il faut que vous puissiez effacer ou modifier ces données très facilement et simplement, sur simple demande de l’internaute.
Je modifie mes mentions légales et rajoute les mentions liées aux données personnelles et cookies
Vous devez impérativement enrichir vos mentions légales avec les nouvelles dispositions afférent au RGPD ;
Pour cela, rajoutez a minima les deux paragraphes suivants :
LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLESLe présent site internet collecte les informations personnelles fournies par les utilisateurs à l’occasion de leur visite sur le site. Afin que vous puissiez naviguer sur notre site en toute tranquillité, en tant que responsable du traitement, nous vous exposons comment nous collectons, traitons et utilisons vos données personnelles, pour vous apporter au quotidien de nouveaux services dans le respect de vos droits. Nous protégeons votre vie privée en assurant la protection, la confidentialité, la non altération, la disponibilité et la sécurité des données personnelles que vous nous confiez sur l’ensemble de nos canaux de communication.
Cette collecte permet l’établissement de statistiques générales sur le trafic sur le site et l’envoi vers les adresses mails fournies par les utilisateurs de réponses, d’informations concernant leur projet immobilier ou annonces provenant de l’éditeur.
La collecte et le traitement des informations personnelles sur internet doivent se faire dans le respect des droits fondamentaux des personnes.
En conséquence, l’éditeur s’engage à une politique de traitement en conformité avec la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique et le règlement général européen pour la protection des données.
Tout utilisateur du site dispose d’un droit d’accès, modification, de rectification ou de suppression aux données personnelles le concernant. Il peut exercer ces droits en contactant l’éditeur aux coordonnées indiquées en haut de page.
Pour faciliter l’exercice de ces droits, les utilisateurs du site peuvent se désinscrire en cliquant sur les liens hypertextes de désinscription présents sur les mails adressés. Les ordinateurs se connectant aux serveurs du site reçoivent sur leur disque dur un ou plusieurs fichiers au format texte très légers appelés communément » cookies « .
Les cookies enregistrent des informations relatives à la navigation sur le site effectuée à partir de l’ordinateur sur lequel est stocké le « cookie » (les pages consultées, la date et l’heure de la consultation, etc.). Ils permettent d’identifier les visites successives faites à partir d’un même ordinateur. Les personnes connectées au site ont la liberté de s’opposer à l’enregistrement de « cookies ». A cet égard, elles peuvent employer les fonctionnalités correspondantes sur leur navigateur. Cependant, l’éditeur attire l’attention des utilisateurs que, dans un tel cas, l’accès à certains services du site peut se révéler altérée, voire impossible.
LA SECURITE DES ECHANGES
L’éditeur du site s’engage à prendre toutes les mesures juridiques et techniques pour sécuriser les échanges. L’éditeur s’engage à une obligation de moyen pour bloquer les détournements de données, et à respecter les réglementations applicables. Néanmoins, les utilisateurs du site connaissent les particularités techniques du réseau internet et les risques afférents. Par conséquent, l’éditeur ne peut garantir à ses utilisateurs que les données échangées via les services proposés par le site ne soient pas récoltées de façon frauduleuse par des tiers.
Pour éviter toute difficulté, faites ce travail avec un professionnel du webmarketing immobilier. C’est à mon sens l’interlocuteur le plus compétent pour vous opérer les mises à jour, stocker vos data et vous accompagner sereinement dans cette mise en conformité… N’oubliez pas que le non-respect des articles du RGPD peut occasionner des amendes pouvant aller jusqu’à 4% du Chiffre d’affaires…
